Fique por dentro Com criatividade, profissionalismo e tecnologia, eventos online fazem sucesso na pandemia

O setor de eventos foi um dos mais afetados pelas medidas restritivas impostas pela pandemia. Segundo dados da Abrafesta (Associação Brasileira de Eventos), em 2020, o segmento registrou 95% de queda no faturamento. Para seguir no mercado, muitas empresas tiveram que se reinventar. Criar e produzir eventos virtuais foi uma das alternativas, que têm apresentado bons resultados, inclusive, no mundo corporativo.

Mas você sabe para que serve um evento corporativo? Esse formato de ação, que também deve integrar as estratégias de comunicação e relacionamento das organizações, é importante para expor marcas, serviços e produtos; permitir que os profissionais conheçam parceiros e clientes potenciais, ampliando o networking; para se posicionar adequadamente no mercado de atuação; para integrar os funcionários, reforçar a cultura corporativa, garantir um clima de trabalho harmonioso; entre outros objetivos.

Os eventos online oferecem algumas vantagens em relação aos tradicionais. Uma das mais importantes é a capacidade de atrair maior número de participantes, e de várias partes do mundo. Além disso, apesar de toda a tecnologia envolvida, que demanda investimentos, os eventos virtuais proporcionam significativa redução de custos às empresas.

Na prática
Desde o ano passado, temos visto uma série de exemplos bem-sucedidos. Lançamentos online de produtos e serviços para a imprensa aconteceram aos montes. Lives musicais patrocinadas por marcas, milhares.

Eventos tradicionais também aderiram à versão virtual. Em 2020, o Festival de Publicidade de Cannes foi cancelado, mas a organização promoveu o “Lions Live”, uma experiência digital de educação, inspiração e networking com o tema “criatividade”. No evento online, que aconteceu na mesma época que seria o presencial, o público teve acesso a palestras e aulas com profissionais renomados da indústria criativa.

Outro caso emblemático veio da Consumer Technology Association, que promove o Consumer Electronics Show, considerado um dos maiores eventos de tecnologia do mundo, realizado há mais de 50 anos em Las Vegas, nos Estados Unidos. O CES 2021 foi totalmente online e, segundo a organização, a experiência 100% digital permitiu que toda a comunidade tecnológica do planeta compartilhasse ideias, inclusive, expondo produtos que farão parte do nosso futuro, sem riscos de infecção.

Com esses exemplos, mais todas as lives musicais que você deve ter participado ou, ao menos, ouviu falar, fica a certeza que é possível inovar, surpreender, realizar networking e encantar o público-alvo com eventos 100% digitais. Bastam criatividade, profissionalismo e a dose certa de tecnologia. Existem até plataformas especializadas na venda de ingressos para eventos online, como a Sympla, que iniciou esse serviço em 2020 e tem cerca de 20 mil eventos cadastrados atualmente.

Como organizar um evento digital
O briefing para montar um evento online é ainda mais detalhado do que o presencial. Um dos fatores é a diversidade de público. Teoricamente, se o evento for transmitido por uma rede social, qualquer pessoa, de qualquer parte do mundo, terá acesso. De que forma isso deve impactar o planejamento do seu evento? Essa é uma pergunta que você mesmo poderá responder a partir do objetivo da ação e do público que pretende atingir.

Aliás, vale lembrar que plataformas como Facebook, Instagram e YouTube são perfeitas para grandes eventos, pois não possuem limite na capacidade de espectadores. Mas existem alternativas, se a proposta é realizar um evento fechado ou limitado a determinado número de pessoas.

Normalmente, os próprios portais que vendem o ingresso possuem plataformas de streaming, que é um serviço de transmissão de vídeos em tempo real – um exemplo é a Sympla Streaming. É possível o acesso a partir de qualquer dispositivo, como smartphones, tablets, notebooks e smart TVs.

Também existem bons aplicativos, como Zoom (até 10 mil pessoas), Cisco WebEx Events (até 3 mil), Lobby Virtual (até 100 mil) e Google Meet (até 100 mil). Acrescenta-se a esse portfólio os aplicativos de reuniões — Skype, JusTalk, Facebook Messenger, Google Meet (G Suit), Microsoft Teams, entre outros. A capacidade de público varia e, em alguns casos, o serviço é cobrado.

Dicas para montar um evento online
Qual o formato do seu evento? Palestra com especialista? Workshop? Feira ou congresso? Lançamento de produto? Seminário? Confraternização ou happy hour com os funcionários? Há uma infinidade de possibilidades e tudo começa a partir do briefing. Com ele, profissionais especializados, geralmente da área de Comunicação, apresentarão uma proposta personalizada, com o formato adequado à demanda.

Aqui no Grupo Printer, ao longo de 2020 e neste ano, desenvolvemos vários – da concepção do conceito, com criação do projeto gráfico e produção de conteúdo, à escolha da plataforma, contratação e coordenação das várias equipes envolvidas. Organizamos workshops técnicos, lançamentos de produtos para a imprensa, apresentação de balanço anual para públicos interno e externo, despedida e apresentação de executivos, confraternização de fim de ano para funcionários e família, entre outros.

Embora todos virtuais, cada um teve seu diferencial. Em alguns, os porta-vozes fizeram as apresentações de suas casas ou do escritório. Outros demandaram a locação de estúdio e a contratação de mestre de cerimônia. E por aí afora.

Portanto, um planejamento detalhado é fundamental. Reflita, por exemplo, sobre que sentimento você deseja que o convidado tenha ao participar do evento. Mesmo sendo 100% digital, a ação deve ser encarada como uma experiência única que a empresa deseja proporcionar.

Um ponto muito importante é entender o perfil do público, para criar algo realmente atrativo e o mais personalizado possível. Não se esqueça: em tempos de isolamento e distanciamento social, são muitos os convites para atividades virtuais. Por que o convidado deve escolher o seu?

Por isso, analise faixa etária, gênero, classe social, hábitos de consumo, hobbies, por onde ele navega no mundo virtual, entre outras informações. Tudo isso vai ajudar a entregar a tal experiência exclusiva, que pode começar já no convite.

Se for um evento fechado, como a maioria dos corporativos, é só preparar o mailing e enviar. Mas isso pode ser feito de um jeito simples – por e-mail, por exemplo – ou com muita criatividade. Uma das estratégias é a entrega física do convite, com um brinde, preferencialmente relacionado ao evento ou ao perfil do convidado, o que agrega valor e aumenta as chances de engajamento.

Para surpreender e encantar ainda mais o público, a interação física pode ser durante o evento, com o envio de guloseimas, bebidas ou vouchers. Tudo pode ser incrementado com um QR Code, para o participante ter acesso a mais informações, além das que serão apresentadas em tempo real.

Voltamos aos nossos exemplos. No caso da confraternização dos funcionários e familiares, criamos um evento com várias oportunidades de interação. Quizzes, sorteios, pocket-shows, perguntas de múltipla escolha sobre um tema comum etc. Na despedida do executivo, enviamos um kit Gin Tônica para os jornalistas. Ao final do evento, houve um brinde virtual.

Comunicação alinhada
Exatamente como acontece nas redes sociais, o evento virtual visa aproximar o público da marca, produtos, serviços, valores, cultura empresarial. É fundamental que os porta-vozes e toda a equipe envolvida na produção estejam alinhados.

Esse requisito básico, além de garantir a transmissão das mensagens com mais assertividade, será extremamente útil em caso de imprevistos. Vale lembrar que eventos digitais dependem totalmente da tecnologia, que pode dar pane na hora. É preciso que a equipe tenha todas as informações para, se necessário, improvisar ou suprir alguma falha.

Outro ponto que merece atenção é a duração do evento. Especialistas do setor advertem que participar de uma atividade digital não é como estar em um pavilhão, visitando estandes ou assistindo a palestras. Nas situações presenciais, as pessoas podem ficar horas imersas no evento. Nas virtuais, geralmente estão em suas casas e, consequentemente, mais propensas a interrupções ou distrações. Segundo estudos, boa parte do público permanece, no máximo, 30 minutos realmente focada no evento online.

Mas não é regra. Se você fez direitinho a lição de analisar o perfil dos convidados e criou um evento sob medida, o que significa com rigor profissional, as chances de ser um sucesso são enormes. Depois, é só comemorar os resultados.

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