Fique por dentro Comunicação Interna: a arte de engajar os funcionários

Ao planejar a comunicação, a maioria das empresas pensa, primeiramente, no público externo. Clientes, imprensa, fornecedores, parceiros comerciais, entre outros. Entretanto, os funcionários são o público-alvo mais importante, o que torna a comunicação interna um grande desafio e, em tempos de pandemia, imprescindível. É fundamental manter uma comunicação transparente, eficaz, ágil e constante com aqueles que dão vida à empresa.

A comunicação interna tem de ser totalmente integrada ao plano de comunicação da marca, para que todos os públicos recebam a mesma mensagem, evitando ruídos, mal-entendidos ou falta de credibilidade. Ao investir na comunicação com os funcionários, a empresa deve ter como premissa engajá-los nos objetivos do negócio e, ao mesmo tempo, manter um ambiente de trabalho agradável e de colaboração.

A comunicação interna planejada, estratégica e com objetivos definidos contribui para a construção e fortalecimento da cultura organizacional; facilita a integração dos funcionários; reduz a distância entre os departamentos; desperta o orgulho de pertencer e o sentimento de dono, que refletem em mais produtividade, atração e retenção de talentos. Extramuros, funcionários bem informados, satisfeitos e engajados tornam-se defensores da marca, o que é de extrema importância em caso de crise de imagem.

E como vencer o desafio e implementar um plano de comunicação interna estratégico e bem-sucedido? Uma agência de comunicação full service, que desenvolve outros serviços para a empresa, como gestão das redes sociais ou assessoria de imprensa, atende à demanda com mais assertividade, porque já entende a cultura do cliente, seus objetivos e metas e, principalmente, como ele quer ser percebido pelo conjunto de públicos, incluindo o interno.

Com o apoio da agência, é possível elaborar um planejamento que contemple diferentes ações e ferramentas para manter o diálogo constante e transparente. É importante que esta comunicação seja de mão dupla. Os funcionários devem ser incentivados a falar. Para tanto, é preciso criar canais adequados para ouvi-los.

Segundo pesquisa realizada pela Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), em 63,2% das organizações, a comunicação interna é realizada pela área de Recursos Humanos. Nas demais, dependendo da cultura e do porte da empresa, pode ser dividida pelas áreas de Marketing, Comunicação e Relações Públicas.

Seja qual for a área responsável, com equipe própria ou apoio de agência especializada, um plano de comunicação consistente demanda, inicialmente, o diagnóstico do cenário da empresa, com pesquisas que revelem os desejos e as necessidades do público interno. É preciso conhecer muito bem a organização, seus valores, objetivos, mercado de atuação, concorrentes, história e cultura.

A partir dessa análise, é possível traçar um planejamento detalhado, alinhado ao plano de comunicação macro. É importante que estejam listadas todas as ações que serão implementadas, seus prazos e, sobretudo, as metas e indicadores.

Quaisquer que sejam as ações criadas, os funcionários precisam ser os protagonistas das histórias que serão contadas, reforçando e estimulando cases e iniciativas de sucesso. Elogiar publicamente é sempre muito saudável, e ajuda a engajar ainda mais os profissionais.

Veja alguns exemplos de canais de comunicação interna que podem ser implementados na sua empresa.

E-mail: é um dos canais mais eficazes para transmitir a mensagem de maneira direta e rápida, informar sobre imprevistos ou agendar uma reunião.

Mural: os famosos quadros de avisos ainda existem em muitas empresas, e funcionam bem em fábricas, onde a maioria dos trabalhadores não tem acesso a computador. São ideais para informações rápidas, lembretes, convites pontuais.

TV Corporativa: é um mural digital, para quem prefere apostar em recursos mais tecnológicos. Assim como os quadros de aviso, devem ser instaladas em locais estratégicos, visíveis a todos os funcionários. Para chamar a atenção, os conteúdos devem ter imagens bonitas e atrativas e precisam ser atualizados constantemente. Em tempos de pandemia, pode ser substituída por um canal de vídeo.

Intranet: é uma internet corporativa, acessível apenas aos funcionários. É um portal de notícias, no qual são divulgados textos, fotos, gráficos, vídeos, transmissões de eventos ao vivo, entre outras informações.

Rede Social Corporativa: similar às redes sociais tradicionais, como Facebook e LinkedIn, mas restrito aos funcionários.

Publicação: seja jornal ou revista, impressa ou eletrônica, tem periodicidade determinada e a pauta contempla as últimas novidades, investimentos e lançamentos de produtos, por exemplo. Ainda é uma ferramenta muito utilizada pelas organizações, e a opção pelo impresso é recomendada para empresas com funcionários que não trabalham conectados. Também é um formato que facilita o compartilhamento com a família.

Videoconferência e lives: para empresas com escritórios / fábricas em diversos locais, e em tempos de home office, são canais eficientes para manter os funcionários alinhados, mesmo trabalhando em ambientes distintos. São excelentes para informações que precisam ser transmitidas pessoalmente.

Eventos: não é apenas para o público externo que os eventos são bem-vindos. A organização de encontros entre os colaboradores ajuda a estreitar laços; reforça a integração das áreas; proporciona melhor compreensão sobre a cultura da empresa; promove a cooperação, entre outros ganhos. Também são uma forma de inserir a família do funcionário no seu ambiente profissional. Aniversariantes do mês, homenagem por tempo de casa, workshops e open house são alguns dos eventos corporativos mais comuns.

Aplicativos de mensagens: a empresa pode criar um grupo de trabalho no WhatsApp ou Telegram, com regras claras, frequência, horário de publicação e conteúdos alinhados à comunicação interna e ao interesse dos funcionários.

Lembre-se! Seja qual for o canal (ou canais), o mais importante é a transparência e a efetividade da comunicação, para que os funcionários se sintam realmente parte imprescindível ao negócio. Quanto mais engajados, melhores os resultados, para todos.

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