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Como manter os funcionários motivados e tranquilos na retomada do trabalho presencial

A comunicação entre a empresa e os funcionários sempre foi importante. Para mantê-los informados sobre a organização, reforçar a importância deles para o sucesso do negócio, fortalecer a integração e a harmonia no ambiente de trabalho, motivar e engajar, para citar alguns benefícios. Os empregados são um dos principais divulgadores e defensores da cultura e reputação da marca. É por esses motivos que a comunicação interna sempre foi um grande desafio para as corporações. Em tempos de Covid-19, tornou-se imprescindível.

A pandemia impôs a quarentena e o isolamento social. Algumas empresas adotaram o home office na área administrativa e férias coletivas na fábrica; outras suspenderam todas as atividades; as que atuam nos setores essenciais seguem trabalhando. Embora as alternativas sejam distintas para cada organização e a incerteza quanto à Covid-19 ainda seja grande, o certo é que a comunicação corporativa precisa ser reforçada durante a pandemia e, especialmente no pós-pandemia, terá que ser repensada, para atender às demandas do novo normal.

O isolamento social provocou a adoção de novos hábitos e comportamentos dentro e fora das organizações, com a revisão dos processos e estruturas. Algumas empresas já admitem manter o home office, visto que a experiência trouxe bons resultados. Outras entendem que as decisões concentradas na alta liderança perderam o sentido em um mercado imprevisível. E todos os funcionários precisam estar preparados para mudanças de direção de um dia para o outro.

Para manter os profissionais engajados, presencial ou remotamente, a comunicação terá que ser ainda mais transparente e efetiva. Quanto mais os colaboradores entenderem os desafios e objetivos da empresa, mais capacidade terão para caminhar na mesma direção.

Antes de aprofundarmos nessas questões, é preciso que os empregados se sintam seguros e tranquilos para a volta ao trabalho presencial. Pesquisas indicam que cerca de 65% dos funcionários veem mais credibilidade nas informações passadas por suas empresas.

Recentemente, o Grupo Printer divulgou um e-book com orientações sobre como planejar a comunicação para o retorno. Este cenário ímpar demanda um fluxo constante de informações, narrativas humanizadas, canais e linguagem apropriados ao colaborador.

O ideal é criar uma campanha de endomarketing, que apresente o novo normal; divulgue impressões e aprendizados; e reconheça as conquistas. É importante o empregado ser acolhido e, principalmente, ser protagonista deste momento.

Independentemente de ser uma campanha ou uma ação isolada, a maioria das empresas está começando pelo manual ou guia de conduta/boas práticas, que os funcionários devem receber, preferencialmente, antes do retorno, para se familiarizarem com as novas rotinas. Nele, a empresa deve divulgar todas as adaptações realizadas para garantir um ambiente saudável e uma maneira segura de trabalhar.

Os assuntos abordados vão desde marcações no chão, para manter o distanciamento necessário do colega, até como e quando higienizar as mãos. O que a empresa fez, está fazendo e fará, para garantir a tranquilidade; mudanças na infraestrutura; cuidados dentro e fora do ambiente de trabalho; uso de máscara; como proceder em caso de sintomas; o transporte de casa para o trabalho e vice-versa; atenção às áreas comuns; funcionamento do restaurante, ambulatório; uso das salas de reuniões; viagens a trabalho; recepção de visitantes etc. Enfim, um documento minuciosamente explicativo, descritivo e didático. E, igualmente importante, atualizado. Como ainda estamos aprendendo sobre o coronavírus, novas informações surgem diariamente.

Reforçamos a atenção ao tom, narrativa, ilustrações, fotos ou excesso de texto. Escolha imagens que transmitam leveza, harmonia, integração, alegria, mas sem deixar de lado a seriedade e relevância do tema. Lembre-se que é um material que precisa ser lido, compreendido e posto em prática. Por isso, tenha profissionais da área de comunicação na linha de frente.

Antes de enviar o manual de conduta ou boas práticas, comece a preparar os funcionários para o retorno. Crie conteúdo motivacional, que desperte o desejo de voltar ao ambiente de trabalho, ao contato com os colegas. Mensagens que transmitam a importância de cada um e de todos juntos novamente e, sobretudo, que a organização está à disposição para ouvi-lo.

Mais do que falar, a escuta ativa é muito importante em momentos de crise. Se ainda não tiver, crie canais para o funcionário entrar em contato. Além de esclarecer eventuais dúvidas e amenizar a ansiedade de alguns, desse bate-papo podem surgir muitas ideias para a comunicação interna, tornando o processo colaborativo e, consequentemente, o empregado personagem e não mero espectador.

Detalhe muito importante. Todos os funcionários devem ser informados, independentemente se vão voltar ao trabalho presencial ou continuar em home office. Afinal, devem ser um único time, alinhado aos propósitos da organização.

Para os que retornam à empresa, tudo deve estar pronto para recepcioná-los. A comunicação visual é extremamente importante. Segundo Newton Rodrigues, professor de Métricas de Marketing da FGV, no relatório “Tendências de Marketing e Tecnologia 2020: humanidade redefinida e os novos negócios”, produzido pela Infobase e Institute for Technology, Enterpreneurship and Culture, pelo menos 33% do nosso cérebro é dedicado ao processamento da visão. “Em geral, nós cremos e confiamos mais no que vemos, do que no que lemos ou ouvimos.” Portanto, distribua cartazes e utilize todos os meios digitais disponíveis, como TV Corporativa, protetor tela, entre outros.

É importante que, além de informação, os colaboradores tenham condições para se protegerem. Prepare um kit com máscaras e álcool gel, que pode ser entregue no ônibus da empresa, na portaria ou deixado no posto de trabalho. Resumindo, é uma série de ações que precisam ser realizadas para manter a equipe unida e motivada, o que reforça a demanda por especialistas em comunicação.

Dias seguintes

A recepção foi um sucesso. Os funcionários estão motivados para o novo normal. Mas, com certeza, dúvidas e apreensões rondam alguns. Crie espaços e oportunidades para a troca de experiências. Podem ser 10 minutinhos, durante a reunião diária de trabalho. Uma sala preparada e com pessoal capacitado para atender os colaboradores. Para garantir o anonimato, que tal um número de telefone exclusivo ou um canal para enviarem mensagens, com resposta em tempo real?

O trabalho de comunicação ainda não acabou. É importante manter o fluxo de informações, tanto sobre a pandemia quanto ao dia a dia da empresa. A comunicação interna é desafiadora e o grande trunfo das organizações para o novo normal logo se transformar em um normal melhor que antes da Covid-19.

Mas precisa ser planejada, estratégica e executada por profissionais da área de comunicação, sejam internos ou externos, para garantir o alinhamento das mensagens. Lembre-se, a comunicação é interna, mas os funcionários são, certamente, um dos principais influenciadores da marca com a sociedade.


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